Yönetici işi yapan değil yaptırandır. Tabiiki işleri yaptırması için sürece hakim olmalı, en ufak ayrıntıyı bile hesaplayabilmeli ve önceden benzer bir şekilde de olsa tecrübe etmelidir. Departman yöneticisi bulunduğu konuma alt seviyelerden hakkıyla gelmiş ise sorun yoktur. Ancak alt seviyeyi bilmeden o koltuğa oturtulmuşsa, astların ne yaptığını tam olarak bilemeyecek, bilemediği için sürece hakim olamayacak, sürece hakim olamadığı için kontrol-denetim-yetki devrini tam olarak yapamayacak ve en ufak aksaklıkta suçu elemanlarında bulacaktır. Burada belki de en önemlisi yetki devridir. Yönetici yetki devrini yaptığı ölçüde işinde başarıyı yakalayabilir. Hazımsız yöneticiler yetki devirlerini yapamadıkları gibi, altlarında bulunan elemanların başarılı hareketlerini de kendileri için tehdit görerek anlamsız engellemelerde bulunabilirler. Ve en ufak bir sorun oluştuğunda kendilerini dışarı çekerler. Gelişmemiş organizasyonlarda ise departmanların başarısız olduğu durumlarda yaşanılan en sık durum, alttakilerde suç bulunulması ve eleman değiştirilerek o pozisyondaki sorunun çözülmesi şeklindedir. “County Club” tabiri yöneticilerin bile başvurmadıkları bu tip bir yönetim şekli yavaş yavaş o organizasyondaki motivasyon ve iş yapma şeklini de olumsuz etkileyecektir.
General George Patton’un dediği gibi: İnsanlara asla nasıl yapmaları gerektiğini söylemeyiniz. Ne yapmaları gerektiğini söyleyiniz ve zekalarını nasıl kullandıklarını hayretler içinde göreceksiniz.
Delegasyon size nasıl yardım edebilir:
– Daha önemli konularda çalışmak için vaktiniz olur
– Astlar yeteneklerini geliştirecekler ve oyunun içine dahil olacakdırlar ki organizasyon için en önemlisi belkide budur
– Sorumluluk seviyenizin altındaki konularla uğraşmak zorunda kalmayacaksınız
– Benzer bir durumla tekrar karşılaştığınızda, takımdaki herhangi biri o durumu çözmek için yeterli bilgiya sahip olacaktır
– Yıpranmanız engellenecektir
– İşlerin daha iyi bir şekilde gelişmesi sağlanacaktır
Delegasyon nasıl yapılır?
– Çalışanlarınıza güvenin
– Hataları normal olarak karşılayın
– Her zaman verdiğiniz kararların sizin istediğiniz yönde sonuçlanmayacağını kabul edin
– Çalışanlarınıza yaratıcı olablecekleri alanlar bırakın
– Çalışanlarınıza saygılı davranın
– Farklı fikirlere karşı açık olun
– Çalışanlarınıza öğrenebilecekleri ve gelişebilecekleri fırsatlar yaratın
Delegasyon Metodları:
– Çalışanlarınızın gönüllü olmasını sağlayın
– Konuyla ilgili uygun birini belirleyin ve o kişiye belirlenen görevi yapabilmek için yeteneği olduğu konusunda güven duyduğunuzu belli edin
– Görevleri belirleyin, çalışanlar her zaman ilgili görevi istemeyebilirler
– Görevleri eşit olarak dağıtın, bütün zor ve sıkıcı işleri bir kişiye verip, diğerine ilginç olanları vermeyin
Ne zaman delege edilmeli:
– Aşırı bir iş yükünüz var ise
– Çalışanınız o konuyla ilgili belirli bir kalifikasyona sahipse
– Çalışanınız o sorumlulukla ilgili olarak yarar sağlayabilecekse
– Dikkatinizi başka işlere vermek istiyorsanız
– Detaylar vaktinizin çoğunu alıyorsa
– Çalışanınız o konuyla ilgili olduğunu size dile getiriyorsa
– Bitirmek istediğiniz program veya aktivite çok büyük ise
Neler delege edilmeli:
– Kendini tekrarlayan konular
– Sıkça alınması gereken minör kararlar
– Zaman alıcı detaylar
– Geleceğin liderlerini hazırlayabilecek görevler
Delegasyon Prosesindeki Basamaklar:
– İlgili görevi yeniden değerlendirmek için zaman ayarlayın
– İlgili görevi organize edin ve neyin başarılması gerektiğini iyice belirleyin
– Görevi tamamlaması için uygun bir kişiyi seçin ve neden o kişiyi seçtiğinizi açıklayın
– Görevin amacını açıklayın ve organizayon için gerekliliğini anlatın
– Kişiye görevi detaylı bir şekilde anlatın ve metottan ziyade sonuçlara odaklanın
– Gerekli bütün bilgi, kaynak ve önemli noktaları sağlayın
– Çalışanla beraber konuyla ilgili fikir ve amaçları tartışın
– İstediğiniz kalite seviyesini anlatın
– Çalışanın ihtiyacı olan bütün yönlendirmeyi yapın
– İşin tamamlanma süresini belirleyin ve nakledin
– Görev için bir metod belirleyin ve bu metodu takip edin
– Görev tamamlandığında performansı değerlendirin ve çalışanla beraber konu hakkında müzakare yapın
– Çalışanınıza ne kadar minnetar olduğunuzu açıklayın
Neler Delege Edilmemeli:
– Hassas ve tartışmalı konular
– Kendinizin yapmak istemediğiniz şeyler
– Bir kişinin özeliyle ilgili ve güvenlik arz eden konular
– Çalışanın başarılı olamayacağı konular
– Çalışanın o konu hakkında aşırı kalifiye olması ve yeterli olmaması durumlarında
Excerpt: Delegasyon kısımları Clevaland State Üniversitesinin Liderlik Programından alınmıştır.